キャリアデザインのすすめ

仕事とライフスタイルに悩む弟妹達へ。人生は自分でデザインしよう。

イベント企画の手順~細部よりもまず骨子を先に~

ブログご訪問ありがとうございます。

 

某所で少し大きなイベントにかかわることになりました。

イベントはまず骨子・基礎部分の大枠を決めてから

細かい内容をつめたりアイディアを出すのが基本です。

 

今回かかわる企画は、素人さんばかりが集まってあまりにもつたない&心配。

アドバイスをするにも根本がわかっていないので、

かえって私の時間が無駄になってしまう。

ということで、ごく簡単ではありますがその方々にもお見せする意味をこめて、

イベント企画の流れについてまとめてみました。

 

 

 

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☆ イベント企画

 

音楽フェスでもハロウィンパーティでも、イベントを企画する際はまず細部に関心がいきます。

 

例えばハロウィンパーティであれば、自分がしたい仮装という興味があることから真っ先に考え始めます。

 

興味があることから始まって、連想ゲームのように

カボチャのスイーツを売る売店を出そうとか、

仮装ベストドレッサーコンテストをやろうとか、

色々なアイデアがどんどん浮かんでくることでしょう。

 

それらを考えることはとっても楽しいですね。

 

ですが、個々のアイデア詳細を細かく調べる前に、

まずはイベントの骨子をきめて全体像をつかんでから動かなければ、無駄な行動になることがあります。

 

イベント主催メンバーが、目的や全体像を理解していることは最低限の準備です。

 

 

☆ まず骨子をつくる

 

家を建てるときには、まず土地を買い、設計図を引きます

 

おしゃれなイタリア産のテラコッタを使った外壁にしたい、とか

玄関ドアにステンドグラスを入れたい、とか

リバティーの壁紙で統一したい、などの希望があるとても、

そこから考え始めては本末転倒です。

 

まずは何をおいても「設計図」です

 

 

設計図なしで細部から考えるとどうなるでしょうか。

 

● テラコッタを輸入したけれど、外壁が予想以上に広範囲で、数量がたりない。

もう一度追加輸入しなくてはいけない。 

  ↑ 2度手間。最初から数量が分かっていれば値切って一括納入できた

 

● ステンドグラスをオーダーしたけれど、玄関幅が意外と狭かったので、

ガラスの大きさが異なる。

  ↑ 玄関の大きさを決めてからサイズを確認してオーダーすればすむこと。

 

● リバティーの壁紙で統一したかったけれど、予算大幅オーバー。

輸入壁紙で単価が高いうえに、幅の規格が国産と違うので職人工賃が割増しになる。

  ↑ リバティ壁紙の部屋は一つにする、他は類似の国産壁紙で対応を考えれば予算に沿って実現可能なはず。

 

 

設計という土台をきめなければ、細部を先に考えても無駄がでます。

細部を決めたはいいけれど、設計図にそぐわない場合は細部の検討をし直す羽目になることも。

最初から、設計図を理解して細部をつめればよいのです。

 

イベントについてもそう。

まずは骨子を決めなければいけません。

ついつい想像していて楽しい「具体的な詳細」にとらわれがちですが、まずは基本を決めましょう。

 

 

☆ 骨子とは

 

 

骨子つまりイベントの設計図とは何か。

 

  • 日時
  • 会場
  • 参加者のターゲットと集客人数
  • イベントの目的・内容
  • 参加費用および経費・利益
  • イベントまでのスケジュール
  • イベント当日のタイムテーブル
  • イベント主催者および準備スタッフ、当日スタッフ
  • 物品の手配(購入および機材レンタル)
  • 保健所への飲食許認可、最寄り警察署への報告

 

最初にこれらの基本的な情報を確定しましょう。

日時や場所、目的内容は簡単に決まります。

 

会場費以外にかかる経費をすべて洗い出し、その経費をPAYするに十分な参加費を設定しなくてはいけません。

 

大規模イベントであれば、Facebookなどで年代別広告を打つ必要もあるかもしれません。

スタッフも何人ぐらい必要か、どれくらいの人件費がかかるのか。

事前に準備する商品や機材がある場合は、それは当日納品してもらえるのか、

事前に受け取るのであればそれを保管する倉庫料はいくらか。

 

そういった予算もすべて最初に洗い出しをしていかなくてはいけません。

 

この辺を決めずに、細部を先に決めても整合性がでずに無駄になる可能性が高いのです。

 

例えば当日の持ち物リストを作るだけでも、具体的に何が必要なのか経費を計算しやすいですね。

 

 

☆ イベントまでの予定表および当日のタイムテーブル

 

 

そして、イベントまでの予定表を作るのも大切です。

 

10月末のハロウィンパーティであれば、

 

9月20日:イベント告知開始、第一回FB広告、ticket marcketで前売り

9月24日:スタッフミーティング

9月25日~10月5日:会場設営およびレンタル商品見積もり確認、業者確定

10月1日:スタッフミーティング

10月1日~10日: 集客強化期間

10月15日:スタッフミーティング

10月15日: チケット70%販売予定(未達の場合再度SNS広告)

10月5日~15日: 配布するグッズ(ロゴ入り)の数量確定、発注、納品

10月22日:スタッフミーティング

10月25日: グッズおよび当日使用備品を搬入(会場B1倉庫をレンタル)

10月25日: チケット90%販売予定(未達の場合は●●●)

 

 

いつまでに何をするか予定を決めてしまいます。

たいていスムーズにはいかずに変更を余儀なくされますが、それでも最初にある程度を決めてしまいます。

 

 

そして当日のタイム・テーブルも決めましょう。

開始1時間前にスタッフミーティング /班長

9:00に ○○納入、搬入立ち合い/ A子

10:00 入場誘導・会場整理/ B美

10:30 会場設営完成 / C太

11:00 開場

11:10 開場アナウンス  /D介

・・・・・

・・・・・

 

当日の予定を書き出して担当者も決めます。

自分の担当がはっきりすれば、それに付随する準備もより具体的に考えられるでしょう。

 

 

☆ 骨子と方針が決まってから細部にとりかかる

 

 

このように骨子を決めてから、イベントの内容にかかわる様々なアイディアや細部を検討します。

大きな枠が決まっているので、新しいアイディアが可能かどうかもジャッジしやすいですね。

 

下記のような計画がある場合は、しっかり予定に落とし込んでおきましょう。

 

 ー 広告をうつ

 

大規模な集客が必要な場合は、Facebookで対象年齢に絞って広告をうつことができます。

効果的な時期に打ちましょう。

目標の集客が達成できていない場合は、予備費から追加して広告を打つ可能性も、想定しておきましょう。

もちろん広告費も経費に組み込んで参加費を決めなくてはいけませんね。

 

頭でっかちな企画ばかり進んで、集客が全然進んでいないという事態はよくあります。企画がよくても人がこなければ意味ないですね。

 

 - 協賛をとる、クラウドファンディング

 

1000人以上の集客がある場合、企業に協賛を求めることも可能です。

30代女性ばかり集まるのであれば、美容商品を紹介しサンプルを配る代わりに、広告協賛をお願いすることもできるでしょう。

 

企業は雑誌やインターネットで常にたくさんの広告を打っていますよね。

あなたのイベントの顧客ターゲットがしっかりしていれば、その顧客層に向かって広告をうちたい企業と交渉することができます。

 

最近は個人でも簡単にクラウドファンディングがを利用できます。

例えば、

 

「このイベント参加者全員であなたのお誕生日を祝う権利:5万円」

 

「ベストドレッサー賞の審査員長になる権利:2万円」

 

「みんなでお金を出し合ってシャンパンタワーをやってみよう!

目標金額20万円、一口5000円、シャンパン1杯分無料」

 

などなど、集客があるイベントという条件を利用して、広告費やクラファンで資金を調達するという発想も楽しいですね。

 

 

☆ まとめ

 

 

今回はイベントを例にお話ししましたが

社内プロジェクトや起業プラン、副業への取り組みなど

様々な企画についてまずは設計図を引くという作業を意識してください。

 

目的は家をたてること。そのための設計図。

 

目的は1年かけて副業で月10万円稼ぐこと。そのためのプランと許容投資額。

 

目的は来年春に100人の花見大会を開くこと。そのためのイベント骨子。

 

まずは基礎を大切に。そのあと詳細です。

 

イベントを考えている方は、ぜひ設計図を意識してください。

あなたの手がけるイベントやプロジェクトが素敵なものになりますように。